Загальний відділ

 ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ПОВНОВАЖЕННЯ

1. Основними завданнями Відділу є встановлення в Баштанській міській раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах міської ради.
2. Загальний Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
3. Розробляє інструкцію установи з діловодства та номенклатуру справ установи.
4. Здійснює реєстрацію та веде облік документів.
5. Організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі,

відповідальній за ведення архіву установи (далі - архів установи).

6.Забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними

підрозділами міської ради вимог інструкцій установ, регламентів та національних стандартів.

7. Вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в

міській раді та на підприємствах, в установах, організаціях, що

належать до сфери її управління.

8. Проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних

підрозділах міської ради, а також на підприємствах, в установах,

організаціях, що належать до сфери її управління.

9. Бере участь у впровадженні та використанні інформаційно - телекомунікаційної системи діловодства в міській раді.
10. Здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням

документів в міській раді.

11. Забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів

та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу (у разі його впровадження).

12. Проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для

прийняття управлінських рішень.

13. Організовує збереження документаційного фонду міської ради та користування ним.
14. Ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації

працівників установи з питань діловодства.

15. Засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом міської ради.
16. Надає методичну допомогу та здійснює контроль за дотриманням порядку документообігу та організацію діловодства у міській раді, та виконавчих органах міської ради, підготовкою, проходженням і виконанням службових документів.
17. Здійснює інформування населення об’єднаної територіальної громади про діяльність виконавчого комітету, депутатів міської ради через офіційний сайт міської ради та Єдиний державний реєстр відкритих даних.
18. Організовує та забезпечує роботу приймальні міського голови.
19. Здійснює контроль за проведенням капітальних та поточних ремонтів комп’ютерної та оргтехніки, а також локальної інтернет – мережі.
20. Забезпечує відповідно до Конституції України і Закону України «Про звернення громадян» можливості громадян без обмежень звертатися за допомогою засобів зв’язку або особисто до міської ради з питань, які належать до її компетенції.
21. Офіційне оприлюднення поданих структурними відділами в залежності від їх повноважень інформацій на сайті міської ради, оприлюднення публічної інформації, розпорядником якої є міська рада наповнення рубрик Баштанської міської ради на єдиному сайті.